Generalidades
El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de E&M Desarrollo Corporativo S.A.S., en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales E&M Desarrollo Corporativo S.A.S. garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios

• Legalidad: Actividad reglada que debe sujetarse a la ley.

• Finalidad: Debe obedecer a una finalidad legítima, informada al Titular.

• Libertad: Requiere consentimiento del Titular.

• Veracidad o calidad: Información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada.

• Transparencia: Derecho del Titular a obtener información del Tratamiento.

• Acceso y circulación restringida: Solo personas autorizadas pueden tratar datos personales.

• Seguridad: Deben aplicarse medidas para evitar adulteración, pérdida o acceso no autorizado.

• Confidencialidad: Garantía de reserva incluso después de finalizar la relación laboral o contractual.

Contenido de las bases de datos
Se almacena información general como:

• Nombre completo

• Tipo y número de identificación

• Género

• Datos de contacto (correo electrónico, dirección, teléfono fijo y móvil)

• Historia laboral y académica

• Registro fotográfico

• Conformación del grupo familiar

• Datos biométricos

• Información en bases de datos públicas y centrales de riesgo

Tratamiento
El tratamiento incluye recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización. La información puede ser entregada a terceros autorizados o a autoridades judiciales o administrativas. Se dará especial cuidado a los datos de menores de edad.

Finalidad
Generar informes de estudios de seguridad para los clientes. También conservar información de clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, para mantener relaciones laborales, civiles y comerciales.

Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada.

• Ser informado del uso dado a sus datos.

• Presentar quejas ante la SIC.

• Revocar autorización y/o solicitar la supresión del dato.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Obligaciones de E&M Desarrollo Corporativo S.A.S.

• Garantizar el derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar la autorización del Titular.

• Informar sobre la finalidad y los derechos del Titular.

• Conservar información bajo condiciones de seguridad.

• Garantizar veracidad y actualización de los datos.

• Rectificar y comunicar correcciones al Encargado.

• Suministrar datos solo si hay autorización.

• Exigir respeto por seguridad y privacidad.

• Tramitar consultas y reclamos.

• Informar uso de datos.

• Reportar incidentes de seguridad.

• Cumplir instrucciones de la SIC.

Persona o área responsable
Las solicitudes deben dirigirse al correo: servicios@eymdesaco.com

Procedimientos de presentación y respuesta a consultas, quejas y reclamos
Los reclamos deben contener:

• Identificación del Titular

• Descripción de los hechos

• Dirección del Titular

• Documentación de prueba

Plazos clave:

• Si falta información: 5 días para requerir al interesado.

• Si no se responde en 2 meses: se entiende desistido.

• Traslado a competente: máximo 2 días hábiles.

• “En trámite”: debe aparecer en la base hasta resolución.

• Máximo 15 días hábiles para responder reclamos.

• Si se excede este plazo: se debe justificar y responder máximo 8 días hábiles después.

Vigencia
Las bases de datos se conservarán mientras E&M Desarrollo Corporativo S.A.S. desarrolle su objeto y/o sea necesario legalmente. Los datos podrán ser eliminados por solicitud del titular, salvo que haya obligación legal o contractual para conservarlos. E&M se reserva el derecho de modificar la política conforme a la ley.